Как приобрести и зарегистрировать контрольно-кассовую технику

Принимать наличные деньги от населения или от юридических лиц за проданные товары, работы, услуги предприниматель может только с применением контрольно- кассовой техники. Это значит, что в момент оплаты товара (работ, услуг) наличными денежными средствами предприниматель должен выдать покупателю кассовый чек, отпечатанный на контрольно-кассовой технике. Об этом говорится в Федеральном законе от 22 мая 2003 г. N 54-ФЗ.

В соответствии с п. 2 ст. 2 вышеуказанного Закона индивидуальные предприниматели в соответствии с порядком, определяемым Правительством Российской Федерации, могут осуществлять наличные денежные расчеты и (или) расчеты с использованием платежных карт без применения контрольно-кассовой техники в случае оказания услуг населению при условии выдачи ими соответствующих бланков строгой отчетности.

В соответствии с п. 4 Постановления Пленума ВАС РФ от 31 июля 2003 г. N 16 “О некоторых вопросах практики применения административной ответственности, предусмотренной статьей 14.5 Кодекса Российской Федерации об административных правонарушениях, за неприменение контрольно-кассовых машин” порядок расчетов с индивидуальными предпринимателями приравнивается к порядку расчетов с населением, поскольку население и индивидуальные предприниматели – это граждане.

Автономной называется ККТ с ограниченными функциональными возможностями. Расширить эти возможности можно лишь, подключив дополнительные устройства ввода- вывода. Они управляются размещенными в контрольно-кассовой машине программами. К автономным относятся и портативные ККМ, работающие и без постоянного подключения к электросети.

Пассивную системную ККТ можно использовать как автономную “кассу”, то есть включить в работу компьютерно-кассовой системы. При этом управление этой системой ведется с компьютера, а не с ККТ.

А вот если включить в компьютерно-кассовую систему активную системную ККТ, то управлять системой можно с ККТ. В то же время активную системную ККТ можно использовать и как пассивную системную, и как автономную ККТ. К таким машинам относится также POS-терминал ККТ с фискальной памятью. Она обладает возможностями персонального компьютера по вводу-выводу, хранению, обработке и отображению информации.

Каждая модель ККТ предназначена для определенной сферы деятельности: торговли, сферы услуг, торговли нефтепродуктами, для отелей и ресторанов. В то же время такие активные системные модели ККТ, как ЭКР 4101.2Ф, IBM 4694 с фискальным принтером, IPC GRS-38001 CПF, подойдут для любого бизнеса.

Общей особенностью для ККТ, внесенных в Перечень, является наличие у них фискальной памяти. Она служит инструментом контроля налоговых органов за проведенными операциями с использованием ККТ. Доступ к фискальной памяти имеют только сотрудники центров технического обслуживания ККТ, знающие специальный код, зарегистрированный налоговыми органами.

Генеральным поставщиком ККТ является юридическое лицо, которое организует продажу, техническое обслуживание и ремонт определенных моделей. Генеральные поставщики на договорной основе создают сеть продавцов и центров технического обслуживания (далее – ЦТО). Они координируют и контролируют их деятельность, несут ответственность за несоответствие поставляемых ККТ эталонным образцам.

Если кассовый аппарат соответствует эталонному образцу, то поставщик устанавливает на ККТ специальный знак в виде объемной голограммы, который используется как средство визуального контроля. Это установлено п. 7 Приложения к Письму Госналогслужбы России от 16 мая 1995 г. N ЮБ-6-14/276 (Положения о порядке продажи, технического обслуживания и ремонта ККТ в РФ, утвержденного Решением ГМЭК по ККМ от 6 марта 1995 г., Протокол N 2/18-95).

Список генеральных поставщиков утверждается решением ГМЭК по контрольно- кассовым машинам. В нем, помимо реквизитов заявителей и генеральных поставщиков (адрес, телефон, факс, Ф.И.О. руководителя), указываются конкретные модели кассовых аппаратов, реализуемых данным поставщиком.

Таким образом, если вы приобретаете ККТ у генерального поставщика, то с вами сразу же будет заключен договор с ЦТО на техническое обслуживание кассового аппарата. Заключение предпринимателем такого договора станет первым шагом к использованию ККТ.

Приобретая контрольно-кассовую технику, обязательно проверьте наличие технического паспорта и паспорта версии.

Перед заключением договора о техническом обслуживании специалисты ЦТО проверяют оригиналы паспортов, полученных от продавца, а также исправность самого аппарата. Также они ставят в техпаспорт отметку, подтверждающую, что фискальная память данного ККТ соответствует эталонным образцам, то есть нужного типа.

Такую голограмму необходимо приобрести в ЦТО: специалисты центра наклеят ее на вашу ККТ. Договор с ЦТО заключается на год. То есть каждый год предпринимателю придется вновь проходить всю эту процедуру и покупать голограмму.

Приобрести кассовый аппарат можно и у владельца (организации или индивидуального предпринимателя), который уже не использует ККТ. В этом случае продажа производится через ЦТО, где аппарат поставлен на техническое обслуживание, или через продавца ККТ. Для продажи необходима отметка налогового органа о снятии ККТ с учета по месту предыдущей регистрации. При этом паспорт версии ККТ не меняется, а к нему просто оформляется дополнительный лист. Форма такого листа приведена в Приложении N 8 к Решению ГМЭК по ККМ от 18 апреля 2002 г., Протокол 2/67-2002.

Использовать кассовый аппарат можно только после того, как он пройдет регистрацию в налоговых органах. Как регистрировать ККТ, разъяснено в Постановлении Правительства РФ от 23 июля 2007 г. N 470.

Если приобретен аппарат, бывший в эксплуатации, то вместе с перечисленными документами представляется копия старой регистрационной карточки с отметкой о снятии его с учета в предыдущей налоговой инспекции.

Некоторые налоговые инспекции требуют при регистрации ККТ и другие документы. Например, копию свидетельства о государственной регистрации физического лица в качестве индивидуального предпринимателя, свидетельство о постановке на учет в налоговом органе, документ, удостоверяющий личность предпринимателя. Эти документы лучше иметь при себе, чем спорить с налоговиками.

При разъездной торговле дополнительно к указанным документам нужно приложить копию разрешения на торговлю.